Faire le diagnostic IA de son entreprise en deux heures
Beaucoup de dirigeants remettent leur réflexion sur l’IA à plus tard, parce qu’ils imaginent un audit long, coûteux, et réservé à des consultants spécialisés. Un premier diagnostic utile peut pourtant tenir en deux heures, avec du papier et une équipe qui connaît son quotidien.
Étape 1 : lister les tâches qui reviennent chaque semaine (30 minutes)
Avec deux ou trois personnes qui occupent des postes différents, lister toutes les tâches répétitives du quotidien : relances, saisie, tri, réponses aux mêmes questions, mise à jour de tableaux. L’objectif n’est pas l’exhaustivité mais la spontanéité : ce qui vient spontanément à l’esprit est souvent ce qui pèse le plus.
Dans la pratique, les mêmes catégories reviennent presque toujours : la relance de factures ou de devis, le tri des e-mails entrants, la mise à jour d’un tableau de suivi, la réponse aux questions répétées des clients. Ne pas chercher à être original : si une tâche paraît banale, c’est souvent le signe qu’elle est un bon candidat.
Étape 2 : estimer le temps réel passé (30 minutes)
Pour chaque tâche listée, une estimation grossière suffit : combien de fois par semaine, combien de minutes à chaque fois. Multiplier par le nombre de semaines travaillées dans l’année donne un ordre de grandeur en heures annuelles. C’est souvent à ce moment que l’écart entre le ressenti (« ça prend un peu de temps ») et la réalité (« c’est deux journées complètes par mois ») devient visible.
Étape 3 : croiser fréquence et pénibilité (30 minutes)
Toutes les tâches chronophages ne valent pas la peine d’être automatisées en premier. Une tâche annuelle rare, même longue, reste secondaire face à une tâche quotidienne répétitive, même courte. Classer les tâches sur deux axes, fréquence et volume horaire, fait ressortir naturellement deux ou trois candidats prioritaires.
Étape 4 : vérifier la faisabilité (30 minutes)
Pour chaque candidat retenu, une question simple : le processus est-il décrit de façon assez claire pour qu’une nouvelle recrue puisse le suivre sans aide ? Si oui, il est probablement automatisable. Si la réponse dépend « du cas », du contexte, ou de l’humeur du client, il faudra d’abord clarifier le processus avant de songer à l’automatiser.
Un exemple appliqué
Une agence de communication de huit personnes a testé la méthode un vendredi après-midi. La liste de l’étape 1 a fait ressortir douze tâches répétitives. L’estimation de l’étape 2 a montré que trois d’entre elles concentraient à elles seules plus de la moitié du temps administratif : la relance des factures impayées (environ trois heures par semaine), la préparation des rapports de performance mensuels pour les clients (deux jours par mois), et la réponse aux demandes de devis standards (quatre heures par semaine).
Le croisement fréquence et pénibilité de l’étape 3 a fait remonter la relance de factures et les demandes de devis comme prioritaires, la fréquence hebdomadaire pesant plus lourd que le volume mensuel des rapports. L’étape 4 a confirmé que ces deux processus étaient déjà bien documentés, contrairement aux rapports de performance qui variaient encore beaucoup d’un client à l’autre. L’agence a démarré par la relance de factures, le processus le plus simple à cadrer, avant d’élargir aux devis trois semaines plus tard.
À l’issue de ces deux heures, une entreprise repart avec une liste priorisée, un ordre de grandeur du temps en jeu, et une base de discussion concrète pour un premier projet, sans avoir dépensé un euro en audit externe.
La liste ne doit pas dormir dans un tiroir : le plus efficace est de choisir un seul chantier dans les deux semaines qui suivent, quitte à revenir sur les autres plus tard. Un diagnostic qui ne débouche sur aucune action perd rapidement sa valeur.
Sources
